Présentation de Brevo – Organisation des contacts
I. Introduction
Brevo met à disposition une documentation complète ainsi qu'un glossaire marketing & CRM en ligne pour expliquer son fonctionnement général.
Cependant, cette documentation reste volontairement large et ne reflète pas les besoins spécifiques de UP, ni la façon dont nous utilisons l’outil en interne.
Ce tutoriel a donc pour objectif de :
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présenter notre organisation interne des contacts dans Brevo (dossiers, listes, attributs, segments),
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expliquer les règles communes que nous appliquons pour garantir une gestion cohérente de la base de données,
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et préparer le terrain pour les tutoriels détaillés sur les différents composants du CRM (Contacts, Listes, Attributs, Segments) ainsi que sur le paramétrage, la création & l'envoi de campagnes marketing
L’idée est d’offrir un document simple, clair et adapté à la pratique quotidienne de l’équipe UP, afin que chacun·e puisse naviguer dans Brevo en toute sécurité et contribuer à la qualité de notre base de données et de nos communications.
II. Accès & Connexion
Pour accéder à Brevo, rendez-vous sur :
→ https://app.brevo.com
Chaque membre de l’équipe dispose d’un accès via son compte UP.
Si ce n’est pas le cas, demandez un accès à l’équipe web/multimedia :
- webmaster@upupup.be
- multimedia@upupup.be
A. Étapes pour se connecter
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Cliquez sur “Se connecter”
-
Encodez votre adresse mail UP
-
Entrez votre mot de passe
B. Arriver sur la page d’accueil
Une fois connecté·e, vous arrivez sur le tableau de bord Brevo.
Il s’agit de la page d’accueil générale de l’outil :
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à gauche : le menu principal (Accueil, CRM, Marketing, etc)
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au centre : les statistiques globales de votre compte
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en haut à droite : les paramètres du compte, les notifications et les aides si jamais vous avez besoin de contacter le support client Brevo.
III. Comprendre l'organisation des contacts dans Brevo
Brevo repose sur une organisation hiérarchique qui permet de ranger les contacts de manière structurée.
Pour simplifier la gestion interne, nous avons classé toutes les listes de contacts dans quatre dossiers principaux :
A. Les dossiers : la grande arborescence
Les dossiers sont le premier niveau d’organisation.
Ils rassemblent les listes par grandes familles de publics :
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Dossier Communauté My UP (artistes, participants, spectateurs…)
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Dossier Professionnels (programmateurs, partenaires, institutionnel…)
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Dossier Public (grand public, newsletter site…)
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Dossier Presse (presse nationale et internationale) → on a sorti la presse de "professionnels" pour plus de facilité interne
Ce classement permet à toute l’équipe de se repérer rapidement dans la base.
Pour accéder à ces dossiers, cliquez sur "CRM" dans le menu, puis sur le bouton "charger une liste ou un segment". Vous y trouverez les dossiers dans lesquels sont repris les listes et les segments.
B. Les listes : les communautés de contacts
À l’intérieur des dossiers se trouvent les listes.
Merci de ne pas modifier leur nom ni d’en créer de nouvelles sans en informer l’équipe multimédia/webmaster.
Certaines listes — notamment celles du dossier Communauté MyUP — sont alimentées automatiquement :
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via les profils utilisateurs MyUP,
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via Utick pour les spectateurs (uniquement pour les personnes ayant donné leur consentement marketing).
Les listes regroupent les contacts selon leur lien avec UP, par exemple :
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Spectateurs
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Participants (formations)
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Étudiants circassiens
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Artistes
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Programmateurs
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Grand public
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Presse rédactionnelle belge
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etc.
→ Les listes servent à ranger les contacts selon leur source, leur type ou leur usage.
→ Elles peuvent servir au ciblage des newsletters même si vous gagnerez en précision en créant des segments spécifiques à vos envois car les segments combinent plusieurs listes, attributs et autres critères.
C. Les attributs : les préférences de chaque contact
Chaque contact peut avoir des attributs (langue, pays, fonction, téléphone, etc), c’est-à-dire des informations précises associées à sa fiche.
Ces préférences nous aident à affiner les envois.
D. Les segments : le ciblage final et intelligent
Les segments sont le dernier niveau : ils sont générés à partir des dossiers, listes et attributs et autres informations comme la réception d'une campagne.
Actuellement, nous avons regroupé les contacts en trois grands publics à qui nous adressons nos newsletters :
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Segment Spectacles
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Segment Formations
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Segment Artistes & Création
Ce sont les segments qui reflètent le public réel auquel nous parlons.
→ Lorsque nous effectuons des envois dans Brevo, nous privilégions les segments aux listes.
Voici les tutoriels si vous devez générer une liste de contacts à exporter ou pour créer un segment afin d'effectuer un envoi marketing dans Brevo.
IV. Conclusion du tutoriel
Cette première partie avait pour objectif de clarifier l’architecture générale de Brevo et la logique dans laquelle nous l’avons organisée pour UP.
Grâce à la structuration en dossiers, listes, attributs et segments, Brevo devient un véritable outil CRM :
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plus compréhensible,
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mieux organisé,
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et surtout plus utile pour affiner nos communications et éviter les envois “trop généraux”.
Cette base commune nous permettra désormais d’utiliser le CRM de manière cohérente et d’aligner nos pratiques à travers toute l’équipe.
Ce qui pourra vous amener à l'étape suivante : la gestion des contacts dans Brevo.